How we guarantee continuous development and transparency at Akanoo

No matter how good a software is, there are always opportunities to improve it. At Akanoo, we apply Scrum methods to improve our workflow and software continuously.

Scrum is an agile software development framework that is designed to deliver new software updates every two to four weeks. As a young company with a heterogeneous team of Data Scientists, Programmers and Developers, not all Scrum methods are applicable for us. That is why we only use some selected Scrum methods and adapt them to our workflow. We mainly use the following two methods:

Creating transparency with Daily Standups

Every morning the Tech team meets for a Daily Standup. The meeting usually takes about 5-10 minutes and kicks off the working day. If desired, members from other teams can attend the meeting.

The aim is to create more transparency about the tasks the team members are working on. Therefore every member answers the following three questions:

  1. What have I done yesterday?
  2. Has anything stopped me from doing it?
  3. What will I do today?

Improving our workflow with Sprint Retrospectives

Compared to the Daily Standups, a Sprint Retrospective is a recurring meeting to reflect on the work that has been done since the last retrospective. At Akanoo, the Tech team does a Sprint Retrospective every three weeks. The purpose of the meeting is to improve the entire development process.

To that end, we firstly identify what went well, what went wrong and what could be done differently to improve. Changes that result from this meeting can range from small adjustments like organizing tickets in a different way, to large changes that affect the whole company, like realizing the necessity for a new position in the company.

It is important that the attendants can express their views freely and without judgement. Therefore, only the team members are allowed to attend the meeting. To create a relaxed atmosphere where the team members feel free to openly express their views, we try to make the retrospective a bit different each time. For example, sometimes it can take place outside in the open air or in a neighbouring coffee shop. In the end, we create a bonding of team members and identify challenges in an early stage.

You can find further information about Daily Standups and Sprint Retrospectives on scrumalliance.org or dzone.com.

22 Prozent mehr Business Value durch intelligente Priorisierung

Als wir vor 3 Monaten unsere interne Organisation von Grund auf neu strukturiert haben, wussten wir noch nicht genau, wo uns SCRUM und Prozess-Management hinführen. Nun haben wir die ersten Zahlen und Bilder.

Immer Freitags sammeln wir Aufgaben für die nächste Woche, nachdem wir die Experimente vom Canvas aktualisiert haben
Immer Freitags sammeln wir Aufgaben für die nächste Woche, nachdem wir Rückschlüsse aus aktuellen Experimenten erlangt haben.

Business Value ist ein Indikator für die Wertigkeit und Wichtigkeit von Aufgaben, damit sie dem Ziel eines profitablen und erfolgreichen Unternehmens beitragen. Indem wir jeder Aufgabe einen Business Value zuordnen können wir alle Aufgaben intelligent priorisieren.

Den Business Value normalisieren wir bei der Aufgabenverteilung so, dass pro Stunde im Schnitt 12.5 Punkte vergeben werden, so dass an einem Arbeitstag im Mittel 100 Punkte abgearbeitet werden können. Dieses Vorgehen nutzen wir in allen Aufgebenfeldern auch außerhalb der Technologieentwicklung und Programmierung.

Alle Aufgaben werden mit Business Value und einer Zeitschätzung versehen. Die Aufgaben werden zuerst gemacht, die den höchsten Business Value pro Zeiteinheit liefern. Wenn es logisch nicht anders geht, sortieren wir etwas um.
Alle Aufgaben bekommen einen Business Value und eine Zeitschätzung. Die Aufgaben werden zuerst angegangen, die den höchsten Business Value pro Zeiteinheit liefern. 

Priorisierung der Aufgaben

Am wichtigsten ist das Sortieren der Aufgaben nach Business Value pro Zeitschätzung. Damit werden die Aufgaben zuerst erledigt, die zu jedem Zeitpunkt kritisch für das Maximieren des Unternehmenserfolg sind. Wenn mal eine Aufgabe wegen niedrigerer Priorität nicht geschafft wird, kann Ihre Priorität je nach Wichtigkeit bei der nächsten Aufgabenverteilung steigen, dass sie automatisch nach oben rutscht. Ist die Aufgabe hingegen weiterhin unwichtig, wird sie einfach am Boden der Prioritätsliste bleiben.

Durch diese einfache Priorisierung unserer Aufgaben erreichen wir nun im Schnitt 22 Prozent mehr Business Value pro Woche.

Anschließend zeigt unser Prozess-Management-Tool die Effizienz der Tasks. Also zum Beispiel wie gut geplant wurde und wie viel Business Value pro Zeit geschaffen wurde. Im Idealfall fällt diese Kurve monoton ab.
Anschließend zeigt unser Prozess-Management-Tool die Effizienz der Tasks. Also zum Beispiel wie gut geplant wurde und wie viel Business Value pro Zeit geschaffen wurde. Im Idealfall fällt diese Kurve monoton ab.

Was hat das mit Prozess-Management zu tun? Viele unserer Aufgaben sind wiederkehrend wie beispielsweise in der Kommunikation und dem Vertrieb.  So können wir die Bewertung nach Wichtigkeit mit dem Ausgang einer Aufgabe anreichern um unsere Prozesse kontinuierlich effizienter zu gestalten.